Vraag:

Bij het maken van een financieel overzicht, vanuit de boekhoudmodule (grootboekkaartjes, boekingsverslag, etc...), is het mogelijk te kiezen voor meerdere (grootboek)rekeningen. Bij het aanmaken van een dergelijk document wordt er in Word (in eerste instantie) echter slechts 1 rekening (de eerste) weergegeven? Wat gaat er fout? Hoe kan ik alle overzichten weergeven en afdrukken of per e-mail versturen?

Antwoord op deze vraag:

Indien u bij het maken van een dergelijk rapport meerdere rekeningen heeft geselecteerd, dan zitten alle gegevens, van alle geselecteerde rekenigen, daadwerkelijk achter het -in Word geopende- overzicht. Standaard laat Word echter slechts de eerste rekening zien. Het gaat hier om een zogenaamd 'samengevoegd document' en u kunt middels een aantal acties en knoppen alle overzichten zichtbaar maken (om vervolgens af te drukken of per e-mail te versturen).

Deze functies zitten in Word, afhankelijk van de versie, op verschillen plekken.

In Word 2003 is er een extra balk aanwezig, zie de onderstaande afbeelding:

In Word 2007 en 2010 lijkt het redelijk op elkaar, en ziet het er als volgt uit:

Word 2013: 

Via de knoppen op deze balken kan er gebladerd worden door de eerder geselecteerde grootboekrekeningen. Dit kan met de pijltjesknoppen in die balk (links en rechts van de '1'). Tevens is het hier mogelijk om het document in 1 keer samen te voegen naar de printer, of naar een nieuwe document, waarbij dus alle rekeningen een nieuwe, afzonderlijke pagina krijgen met het overzicht.

Indien u een overzicht (van meerdere rekeningen) per e-mail wilt versturen, is het dus van belang het document eerst samen te voegen tot 1 document (het document met alle tabellen die er achter zijn gevoegd). Pas als het een nieuwe Word-document is (van vele pagina's), kan het per e-mail verstuurd worden.